سياسة الاعتماد
The Certification process consists of the following key stages, enquiries and quotations, application, Stage-I, Stage-II and surveillance visits. Re-Audits are also features of the certification process. The certification process can be summarized as follow
تتكون عملية الاعتماد من المراحل الرئيسية التالية: الاستفسارات والعروض، والتقديم، والمرحلة الأولى، والمرحلة الثانية، وزيارات المراقبة. كما تعد عمليات إعادة المراجعة من سمات عملية الاعتماد. ويمكن تلخيص عملية الاعتماد على النحو التالي:
Certification Agreement
On acceptance of the Quotation, this certification agreement is signed between QA CERT and the client for providing certification of the client’s management system by QA CERT to the applicable international standard.
عقد الاتفاق
عند قبول عرض الأسعار، يتم توقيع العقد هذه بين QA CERT والعميل لتوفير شهادة لنظام إدارة العميل من قبل QA CERT وفقًا للمعايير الدولية المعمول بها.
Stage –1 Audit
QA CERT shall conduct a stage –1 audit at client site to verify the adequacy of documentation with respect to the requirements of the applicable standard and also to understand and gather further information on the client activities and processes including applicable statues, to plan for the stage –2 audit .The client shall satisfactorily resolve all the observations raised in document review along with other concerns / issues highlighted during the audit and the same confirmed to QA CERT before planning the stage –2 audit .QA CERT shall submit a formal report to the client
The objectives of stage – 1 audit are to
a) Review the client’s management system documented information
b) Evaluate the client’s site-specific conditions and to undertake discussions with the client’s personnel to determine the preparedness for stage 2
c) Review the client’s status and understanding regarding requirements of the standard, in particular with respect to the identification of key performance or significant aspects, processes, objectives and operation of the management system
d) Obtain necessary information regarding the scope of the management system, including:
— the client’s site(s);
— processes and equipment used;
— levels of controls established (particularly in case of multisite clients);
— applicable statutory and regulatory requirements;
- e) Review the allocation of resources for stage 2 and agree the details of stage 2 with the client;
- f) Provide a focus for planning stage 2 by gaining a sufficient understanding of the client’s management system and site operations in the context of the management system standard or other normative document;
- g) Evaluate if the internal audits and management reviews are being planned and performed, and that the level of implementation of the management system substantiates that the client is ready for stage 2.
In determining the interval between stage 1 and stage 2, consideration shall be given to the needs of the client to resolve areas of concern identified during stage 1. QA CERT may also need to revise its arrangements for stage 2. If any significant changes which would impact the management system occur, QA CERT shall consider the need to repeat all or part of stage 1. The client shall be informed that the results of stage 1 may lead to postponement or cancellation of stage 2.
المرحلة 1 من المراجعة
يجب على فريق ضمان الجودة إجراء تدقيق المرحلة 1 في موقع العميل للتحقق من كفاية الوثائق فيما يتعلق بمتطلبات المعيار المعمول به وكذلك لفهم وجمع المزيد من المعلومات حول أنشطة العميل وعملياته بما في ذلك القوانين المعمول بها، للتخطيط للتدقيق في المرحلة 2. يجب على العميل حل جميع الملاحظات التي أثيرت في مراجعة الوثائق بشكل مرضٍ إلى جانب المخاوف / القضايا الأخرى التي تم تسليط الضوء عليها أثناء المراجعة وتأكيدها لفريق ضمان الجودة قبل التخطيط للتدقيق في المرحلة 2. يجب على فريق ضمان الجودة تقديم تقرير رسمي إلى العميل
أهداف المراجعة في المرحلة 1 هي:
أ) مراجعة المعلومات الموثقة لنظام إدارة العميل؛
ب) تقييم الظروف الخاصة بالموقع لدى العميل وإجراء مناقشات مع موظفي العميل لتحديد الاستعداد للمرحلة 2؛
ج) مراجعة حالة العميل وفهمه فيما يتعلق بمتطلبات المعيار، وخاصة فيما يتعلق بتحديد الأداء الرئيسي أو الجوانب الهامة والعمليات والأهداف وتشغيل نظام الإدارة؛
د) الحصول على المعلومات الضرورية فيما يتعلق بنطاق نظام الإدارة، بما في ذلك:
- موقع (مواقع) العميل؛
- العمليات والمعدات المستخدمة؛
- مستويات الضوابط الموضوعة (خاصة في حالة العملاء متعددي المواقع)؛
- المتطلبات القانونية والتنظيمية المعمول بها؛
هـ) مراجعة تخصيص الموارد للمرحلة 2 والاتفاق على تفاصيل المرحلة 2 مع العميل؛
و) توفير التركيز لتخطيط المرحلة 2 من خلال اكتساب فهم كافٍ لنظام إدارة العميل وعمليات الموقع في سياق معيار نظام الإدارة أو أي وثيقة معيارية أخرى؛
ج) تقييم ما إذا كان يتم التخطيط لعمليات المراجعة الداخلي ومراجعة الإدارة وتنفيذها، وما إذا كان مستوى تنفيذ نظام الإدارة يؤكد أن العميل جاهز للمرحلة 2.
عند تحديد الفترة الفاصلة بين المرحلة 1 والمرحلة 2، يجب مراعاة احتياجات العميل لحل مجالات الاهتمام التي تم تحديدها خلال المرحلة 1. قد يحتاج فريق الاستجابة لطوارئ الجودة أيضًا إلى مراجعة ترتيباته للمرحلة 2. إذا حدثت أي تغييرات كبيرة من شأنها أن تؤثر على نظام الإدارة، فيجب على فريق الاستجابة لطوارئ الجودة النظر في الحاجة إلى تكرار كل أو جزء من المرحلة 1. يجب إبلاغ العميل بأن نتائج المرحلة 1 قد تؤدي إلى تأجيل أو إلغاء المرحلة 2.
Stage –2 Audit
QA CERT’s audit team shall visit the client’s premises, as per an agreed plan, to verify effectiveness of the client’s management system in meeting the requirements of the applicable ISO standard. QA CERT shall submit a formal report to the client.
The purpose of stage 2 is to evaluate the implementation, including effectiveness, of the client’s management system. Stage 2 shall take place at the site(s) of the client. It shall include the auditing of at least the following:
a) Information and evidence about conformity to all requirements of the applicable management system standard or other normative documents.
b) Performance monitoring, measuring, reporting and reviewing against key performance objectives and targets (consistent with the expectations in the applicable management system standard or other normative document);
c) The client’s management system ability and its performance regarding meeting of applicable statutory, regulatory and contractual requirements.
d) Operational control of the client’s processes;
e) Internal auditing and management review;
f) Management responsibility for the client’s policies.
المرحلة الثانية - المراجعة
يتعين على فريق المراجعة التابع ل QA CERT والتحقق من سلامة العمليات زيارة مقر العميل، وفقًا لخطة متفق عليها، للتحقق من فعالية نظام إدارة العميل في تلبية متطلبات معيار ISO المعمول به. ويتعين على QA CERT والتحقق من سلامة العمليات تقديم تقرير رسمي إلى العميل.
الغرض من المرحلة الثانية هو تقييم تنفيذ نظام إدارة العميل، بما في ذلك فعاليته. وتتم المرحلة الثانية في موقع (مواقع) العميل. وتتضمن تدقيق ما يلي على الأقل:
أ) المعلومات والأدلة حول التوافق مع جميع متطلبات معيار نظام الإدارة المعمول به أو غيره من الوثائق المعيارية.
ب) مراقبة الأداء وقياسه وإعداد التقارير عنه ومراجعته وفقًا لأهداف الأداء الرئيسية (بما يتفق مع التوقعات في معيار نظام الإدارة المعمول به أو غيره من الوثائق المعيارية)؛
ج) قدرة نظام إدارة العميل وأدائه فيما يتعلق بتلبية المتطلبات القانونية والتنظيمية والعقدية المعمول بها.
د) الرقابة التشغيلية على عمليات العميل؛
هـ) المراجعةالداخلية ومراجعة الإدارة؛
و) مسؤولية الإدارة عن سياسات العميل.
Audit Report and Non-Conformity Report
QA CERT shall provide a written report for each audit to the client.
QA CERT shall require the client to analyze the cause and describe the specific correction and corrective actions taken, or planned to be taken, to eliminate detected nonconformities, within a defined time.
If a nonconformance is detected during audit, a Nonconformity Report shall be issued to the client. For the non-conformities raised during the audit, client shall submit the correction and the corrective action (based on root cause) to QA CERT office within 20 working days from the last day of the audit.. QA CERT shall verify the submitted correction and the corrective action and confirm the acceptance of the same to the client. Client shall take the correction and corrective action within the stipulated date and submit the documentary evidence to QA CERT to verify the effectiveness of action taken and accordingly to close the non-conformances.
QA CERT shall review the corrections, identified causes and corrective actions submitted by the client to determine if these are acceptable. QA CERT shall verify the effectiveness of any correction and corrective actions taken. The evidence obtained to support the resolution of nonconformities shall be recorded. The client shall be informed of the result of the review and verification. The client shall be informed if an additional full audit, an additional limited audit, or documented evidence (to be confirmed during future audits) will be needed to verify effective correction and corrective actions.
In case of a major non-conformance, the effectiveness of action taken shall be verified at client site by a follow up visit or as communicated by the team leader on the closing day of the audit. This shall be completed within 90 days from the last day of the audit.
In case of certification audit (fresh client) the QA CERT shall cancel the audit under the following conditions:
Client does not submit Corrective Action Plan for the Non Conformity raised within 20 working days as stipulated above
In case of major Non Conformity the verification of effective of corrective action is not completed within 90 days as stipulated above
In case of certified clients QA CERT shall suspend the certificate under the following conditions
Client does not submit Corrective Action Plan for the Non Conformity raised within 20 working days as stipulated above
In case of major Non Conformity the verification of effective of corrective action is not completed within 90 days as stipulated above
تقرير المراجعة وتقرير عدم المطابقة
يجب على QA CERT أن يقدم تقريرًا مكتوبًا لكل تدقيق إلى العميل.
يجب على QA CERT أن يطلب من العميل تحليل السبب ووصف التصحيحات والإجراءات التصحيحية المحددة التي تم اتخاذها أو المخطط اتخاذها لإزالة عدم المطابقة المكتشفة، في غضون فترة زمنية محددة.
إذا تم اكتشاف عدم المطابقة أثناء المراجعة، فيجب إصدار تقرير عدم المطابقة إلى العميل. بالنسبة لعدم المطابقة التي تم اكتشافها أثناء المراجعة، يجب على العميل تقديم التصحيح والإجراء التصحيحي (بناءً على السبب الجذري) إلى مكتب QA CERT في غضون 20 يوم عمل من آخر يوم للتدقيق. يجب على QA CERT التحقق من التصحيح والإجراء التصحيحي المقدمين وتأكيد قبولهما للعميل. يجب على العميل اتخاذ التصحيح والإجراء التصحيحي في غضون التاريخ المحدد وتقديم الأدلة الوثائقية إلى QA CERT للتحقق من فعالية الإجراء المتخذ وبالتالي إغلاق عدم المطابقة.
يقوم فريق ضمان الجودة بمراجعة التصحيحات والأسباب المحددة والإجراءات التصحيحية التي قدمها العميل لتحديد ما إذا كانت مقبولة. ويقوم فريق ضمان الجودة بالتحقق من فعالية أي تصحيح أو إجراءات تصحيحية تم اتخاذها. ويجب تسجيل الأدلة التي تم الحصول عليها لدعم حل حالات عدم المطابقة. ويجب إبلاغ العميل بنتيجة المراجعة والتحقق. ويجب إبلاغ العميل إذا كانت هناك حاجة إلى تدقيق كامل إضافي أو تدقيق محدود إضافي أو أدلة موثقة (سيتم تأكيدها أثناء عمليات المراجعة المستقبلية) للتحقق من فعالية التصحيح والإجراءات التصحيحية.
في حالة وجود عدم تطابق كبير، يجب التحقق من فعالية الإجراء المتخذ في موقع العميل من خلال زيارة متابعة أو كما يتم إبلاغه من قبل قائد الفريق في اليوم الختامي للتدقيق. ويجب إكمال ذلك في غضون 90 يومًا من اليوم الأخير للتدقيق.
في حالة تدقيق الشهادة (العميل الجديد)، يلغي QA CERT CERT المراجعة في ظل الشروط التالية:
(أ) لا يقدم العميل خطة عمل تصحيحية لعدم المطابقة المثارة في غضون 20 يوم عمل كما هو منصوص عليه أعلاه
(ب) في حالة عدم المطابقة الكبرى، لا يتم إكمال التحقق من فعالية الإجراء التصحيحي في غضون 90 يومًا كما هو منصوص عليه أعلاه
في حالة العملاء المعتمدين، يعلق QA CERT CERT الشهادة في ظل الشروط التالية
(أ) لا يقدم العميل خطة عمل تصحيحية لعدم المطابقة المثارة في غضون 20 يوم عمل كما هو منصوص عليه أعلاه
(ب) في حالة عدم المطابقة الكبرى، لا يتم إكمال التحقق من فعالية الإجراء التصحيحي في غضون 90 يومًا كما هو منصوص عليه أعلاه
Recommendation for Certification
QA CERT shall recommend certification of the client’s management system, based on the following :
QA CERT has reviewed the audit reports and has accepted the recommendations of the audit team
The client has submitted the correction and corrective action for the non-conformities raised within the stipulated time and QA CERT has accepted the same
In case of a major non-conformance, the effectiveness of correction and corrective action is verified by QA CERT's auditors as agreed and the non-conformity either closed or downgraded to minor.
If the client is not recommended for certification QA CERT shall accordingly inform the client
التوصية بالشهادة
يوصي بإصدار شهادة لنظام إدارة العميل، بناءً على ما يلي:
(ج) راجع QA CERT تقارير المراجعة وقبل توصيات فريق المراجعة
(د) قدم العميل التصحيح والإجراء التصحيحي لعدم المطابقة المثارة في الوقت المحدد وقبله QA CERT
(هـ) في حالة عدم المطابقة الرئيسي، يتم التحقق من فعالية التصحيح والإجراء التصحيحي من قبل مدققي QA CERT على النحو المتفق عليه ويتم إغلاق عدم المطابقة أو تخفيضه إلى طفيف.
إذا لم يتم التوصية بالعميل للحصول على الشهادة، فيجب على QA CERT إبلاغ العميل وفقًا لذلك
Issue of certificate
QA CERT shall issue the certificate against the applicable standard to the client only after the closure of all the non-conformances as stated in section 3.5 of this agreement.
The Certificate is the property of QA CERT, and shall be produced to QA CERT as and when requested.
The certification will be valid for a period of three years from the date of approval of certification, subject to the satisfactory maintenance of the Management System as confirmed through agreed surveillance audits
إصدار الشهادة
لا تصدر QA CERT الشهادة وفقًا للمعيار المعمول به للعميل إلا بعد إغلاق جميع حالات عدم المطابقة كما هو مذكور في القسم 3.5 من هذه الاتفاقية.
الشهادة هي ملكية QA CERT، ويجب تقديمها إلى QA CERT عند الطلب.
ستكون الشهادة صالحة لمدة ثلاث سنوات من تاريخ الموافقة على الشهادة، مع مراعاة الصيانة المرضية لنظام الإدارة كما تم تأكيدها من خلال عمليات تدقيق المراقبة المتفق عليها
Surveillance Audit
Surveillance audits are on-site audits, but are not necessarily full system audits, and shall be planned together with the other surveillance activities so that the QA CERT can maintain confidence that the client’s certified management system continues to fulfil requirements between recertification audits. Each surveillance for the relevant management system standard shall include:
a) Internal audits and management review;
b) A review of actions taken on nonconformities identified during the previous audit;
c) Complaints handling;
d) Effectiveness of the management system with regard to achieving the certified client’s objectives and the intended results of the respective management system (s);
e) Progress of planned activities aimed at continual improvement; f) Continuing operational control;
g) Review of any changes;
h) Use of marks and/or any other reference to certification.
Surveillance audits shall be conducted regularly at the client site at least once in a year to confirm that the Client’s Management System continues to conform to the requirements of the standard to which it is certified.
The first surveillance audit shall take place within twelve months from the last day of the stage –2 audit and failure to comply with this requirement will lead to suspension and subsequently withdrawal of certification.
For the non-conformity raised during the surveillance audit the conditions stipulated in section 3.5 of this agreement shall be applicable
In the case that a surveillance audit cannot be carried out because the client’s operations are affected owing to factors outside its control, e.g.: employee union strike, natural calamity, etc. the case shall be presented to QA CERT for a decision.
QA CERT shall submit a formal report to the client
المراجعة السنوية
تتم عمليات المراجعة الرقابي في الموقع، ولكنها ليست بالضرورة عمليات تدقيق للنظام بالكامل، ويجب التخطيط لها جنبًا إلى جنب مع أنشطة المراقبة الأخرى حتى يتمكن QA CERT من الحفاظ على الثقة في أن نظام الإدارة المعتمد لدى العميل يستمر في تلبية المتطلبات بين عمليات تدقيق إعادة الاعتماد. يجب أن تتضمن كل عملية مراقبة لمعيار نظام الإدارة ذي الصلة:
أ) عمليات المراجعة الداخلية ومراجعة الإدارة؛
ب) مراجعة الإجراءات المتخذة بشأن حالات عدم المطابقة التي تم تحديدها أثناء المراجعة السابقه؛
ج) التعامل مع الشكاوى؛
د) فعالية نظام الإدارة فيما يتعلق بتحقيق أهداف العميل المعتمد والنتائج المقصودة لنظام الإدارة المعني (أنظمة الإدارة)؛
هـ) تقدم الأنشطة المخطط لها والتي تهدف إلى التحسين المستمر؛ و) الرقابة التشغيلية المستمرة؛
ز) مراجعة أي تغييرات؛
ح) استخدام العلامات و/أو أي إشارة أخرى إلى الاعتماد.
يجب إجراء عمليات تدقيق المراقبة بانتظام في موقع العميل مرة واحدة على الأقل في السنة للتأكد من أن نظام إدارة العميل يستمر في الامتثال لمتطلبات المعيار الذي تم اعتماده به.
يجب إجراء أول تدقيق مراقبة في غضون اثني عشر شهرًا من اليوم الأخير من تدقيق المرحلة -2 وسيؤدي الفشل في الامتثال لهذا المتطلب إلى تعليق وسحب الشهادة لاحقًا.
بالنسبة لعدم المطابقة التي أثيرت أثناء تدقيق المراقبة، تنطبق الشروط المنصوص عليها في القسم 3.5 من هذه الاتفاقية
في حالة عدم إمكانية إجراء تدقيق المراقبة بسبب تأثر عمليات العميل بسبب عوامل خارجة عن سيطرته، على سبيل المثال: إضراب نقابات الموظفين، الكوارث الطبيعية، إلخ، يجب عرض القضية على QA CERT لاتخاذ قرار.
يقدم QA CERT تقريرًا رسميًا إلى العميل
Re-certification Audit
The purpose of the recertification audit is to confirm the continued conformity and effectiveness of the management system, and its continued relevance and applicability for the scope of certification. A recertification audit shall be planned and conducted to evaluate the continued fulfilment of all of the requirements of the relevant management system standard or other normative document. This shall be planned and conducted in due time to enable for timely renewal before the certificate expiry date.
The recertification activity shall include the review of previous surveillance audit reports and consider the performance of the management system over the most recent certification cycle.
Recertification audit activities may need to have a stage 1 in situations where there have been significant changes to the management system, the organization, or the context in which the management system is operating (e.g. changes to legislation).
The recertification audit shall include an on-site audit that addresses the following:
a) The effectiveness of the management system in its entirety in the light of internal and external changes and its continued relevance and applicability to the scope of certification;
b) Demonstrated commitment to maintain the effectiveness and improvement of the management system in order to enhance overall performance;
c) The effectiveness of the management system with regard to achieving the certified client’s objectives and the intended results of the respective management system (s).
For any major nonconformity, QA CERT shall define time limits for correction and corrective actions. These actions shall be implemented and verified prior to the expiration of certification.
QA CERT shall conduct the recertification audit at least 60 days in advance to the expiration of certification so that the client has time to implement corrective actions before the expiry of the certification
For non-conformities raised during the audit, the conditions specified in section 3.5 of this agreement become applicable. QA CERT shall submit a formal report to the client.
When recertification activities are successfully completed prior to the expiry date of the existing certification, the expiry date of the new certification can be based on the expiry date of the existing certification. The issue date on a new certificate shall be on or after the recertification decision.
If QA CERT has not completed the recertification audit or the QA CERT is unable to verify the implementation of corrections and corrective actions for any major nonconformity prior to the expiry date of the certification, then recertification shall not be recommended, and the validity of the certification shall not be extended. The client shall be informed, and the consequences shall be explained.
Following expiration of certification, QA CERT can restore certification within 6 months provided that the outstanding recertification activities are completed, otherwise at least a stage 2 shall be conducted. The effective date on the certificate shall be on or after the recertification decision and the expiry date shall be based on prior certification cycle.
مراجعة إعادة الاعتماد
الغرض من مراجعة إعادة الاعتماد هو تأكيد استمرار التوافق والفعالية لنظام الإدارة، واستمرار أهميته وقابليته للتطبيق في نطاق الاعتماد. يجب التخطيط لإجراء مراجعة إعادة الاعتماد وإجراءها لتقييم الاستمرار في الوفاء بجميع متطلبات معيار نظام الإدارة ذي الصلة أو أي وثيقة معيارية أخرى. يجب التخطيط لذلك وإجراؤه في الوقت المناسب لتمكين التجديد في الوقت المناسب قبل تاريخ انتهاء صلاحية الشهادة.
يجب أن تتضمن أنشطة إعادة الاعتماد مراجعة تقارير مراجعة المراقبة السابقة والنظر في أداء نظام الإدارة خلال دورة الاعتماد الأخيرة.
قد تحتاج أنشطة مراجعة إعادة الاعتماد إلى المرحلة 1 في المواقف التي حدثت فيها تغييرات كبيرة في نظام الإدارة أو المنظمة أو السياق الذي يعمل فيه نظام الإدارة (على سبيل المثال، تغييرات في التشريعات).
يجب أن تتضمن مراجعة إعادة الاعتماد مراجعة في الموقع تتناول ما يلي:
أ) فعالية نظام الإدارة في مجمله في ضوء التغييرات الداخلية والخارجية واستمرار أهميته وقابليته للتطبيق على نطاق الاعتماد؛
ب) الالتزام الموضح بالحفاظ على فعالية وتحسين نظام الإدارة من أجل تعزيز الأداء العام؛
ج) فعالية نظام الإدارة فيما يتعلق بتحقيق أهداف العميل المعتمد والنتائج المقصودة لنظام الإدارة المعني.
في حالة أي عدم تطابق كبير، يجب على QA CERT تحديد حدود زمنية للتصحيح والإجراءات التصحيحية. يجب تنفيذ هذه الإجراءات والتحقق منها قبل انتهاء صلاحية الاعتماد.
يجب على QA CERT إجراء مراجعة إعادة الاعتماد قبل 60 يومًا على الأقل من انتهاء صلاحية الاعتماد حتى يتوفر لدى العميل الوقت لتنفيذ الإجراءات التصحيحية قبل انتهاء صلاحية الاعتماد
بالنسبة لعدم المطابقة التي أثيرت أثناء التدقيق، تصبح الشروط المحددة في القسم 3.5 من هذه الاتفاقية سارية. يجب على QA CERT تقديم تقرير رسمي إلى العميل.
عندما يتم إكمال أنشطة إعادة الاعتماد بنجاح قبل تاريخ انتهاء صلاحية الاعتماد الحالي، يمكن أن يعتمد تاريخ انتهاء صلاحية الاعتماد الجديد على تاريخ انتهاء صلاحية الاعتماد الحالي. يجب أن يكون تاريخ الإصدار على الشهادة الجديدة في أو بعد قرار إعادة الاعتماد.
إذا لم يكمل QA CERT تدقيق إعادة الاعتماد أو كان غير قادر على التحقق من تنفيذ التصحيحات والإجراءات التصحيحية لأي عدم تطابق رئيسي قبل تاريخ انتهاء صلاحية الاعتماد، فلا يوصى بإعادة الاعتماد، ولا يتم تمديد صلاحية الاعتماد. يجب إبلاغ العميل، وشرح العواقب.
بعد انتهاء صلاحية الاعتماد، يمكن لـ QA CERT استعادة الاعتماد في غضون 6 أشهر بشرط اكتمال أنشطة إعادة الاعتماد المعلقة، وإلا فيجب إجراء المرحلة 2 على الأقل. يجب أن يكون تاريخ سريان الشهادة في أو بعد قرار إعادة الاعتماد ويجب أن يعتمد تاريخ انتهاء الصلاحية على دورة الاعتماد السابقة.
Special Audits
QA CERT shall conduct special audits under the following conditions:
Extension to the scope of certification already granted, in response to an application introduced by the client. QA CERT undertake a review of the application and determine any audit activities necessary to decide whether the extension may be granted This may be conducted in conjunction with a surveillance audit.
It may be necessary for QA CERT to conduct audits of certified clients at short notice or unannounced.
- To investigate complaints received by QA CERT about the client
In response to changes,
Follow up on suspended clients. .
Changes to QA CERT’s certification requirements.
For non-conformities raised during the audit, the conditions identified in section 3.5 of this agreement shall become applicable.
QA CERT shall submit a formal report to the client.
المراجعة الخاصة
يجب على QA CERT إجراء تدقيق خاص وفقًا للشروط التالية:
(أ) التمديد إلى نطاق الشهادة الممنوحة بالفعل، استجابةً لطلب قدمه العميل. يقوم QA CERT بمراجعة الطلب وتحديد أي أنشطة تدقيق ضرورية لتقرير ما إذا كان يجوز منح التمديد. يمكن إجراء ذلك بالتزامن مع تدقيق المراقبة.
(ب) قد يكون من الضروري أن يقوم QA CERT بإجراء تدقيق للعملاء المعتمدين في غضون مهلة قصيرة أو دون سابق إنذار.
- للتحقيق في الشكاوى التي يتلقاها QA CERT بشأن العميل
- استجابةً للتغييرات،
- متابعة العملاء المعلقين. .
(ج) التغييرات على متطلبات شهادة QA CERT.
بالنسبة للمخالفات التي أثيرت أثناء التدقيق، تصبح الشروط المحددة في القسم 3.5 من هذه الاتفاقية سارية.
يقدم QA CERT تقريرًا رسميًا إلى العميل.
Notice of Changes by QA CERT
QA CERT shall inform the client in advance any changes to its requirements for certification and shall subsequently verify that each client complies with this new requirement. It shall necessitate a special audit in certain cases.
إشعار بالتغييرات من قبل QA CERT
يجب على QA CERT إبلاغ العميل مسبقًا بأي تغييرات تطرأ على متطلباته الخاصة بالشهادة، ثم التحقق لاحقًا من امتثال كل عميل لهذا المتطلب الجديد. وقد يتطلب الأمر إجراء تدقيق خاص في حالات معينة.
Notice of Changes by the client
The client shall inform QA CERT, without delay, of matters that may affect the capability of management system to continue to fulfill the requirements of the standard used for certification. These may include changes related to,
The legal, commercial, organizational status or ownership,
Organization and management (e.g. changes in key managerial, decision making or technical staff)
Contact address and sites
Scope of operations under the certified management system
Major changes to the management system and processes.
QA CERT shall review the changes and accordingly discuss with client for an early verification to ensure that the capability of the management system continues to fulfill the requirements of the applicable standard.
إشعار بالتغييرات من قبل العميل
يتعين على العميل إبلاغ QA CERT ، دون تأخير، بالمسائل التي قد تؤثر على قدرة نظام الإدارة على الاستمرار في تلبية متطلبات المعيار المستخدم للشهادة. وقد يشمل ذلك التغييرات المتعلقة بـ
(أ) الوضع القانوني أو التجاري أو التنظيمي أو الملكية،
(ب) التنظيم والإدارة (على سبيل المثال، التغييرات في الإدارة الرئيسية أو صنع القرار أو الموظفين الفنيين)
(ج) عنوان الاتصال والمواقع
(د) نطاق العمليات بموجب نظام الإدارة المعتمد
(هـ) التغييرات الرئيسية في نظام الإدارة والعمليات.
يتعين على QA CERT مراجعة التغييرات ومناقشتها مع العميل وفقًا لذلك للتحقق المبكر لضمان استمرار قدرة نظام الإدارة في تلبية متطلبات المعيار المعمول به.
Maintaining Certifications
The Certification is maintained for a period of 3 years under the following conditions.
The Surveillance Audits are conducted as planned and the client has demonstrated that it continues to satisfy the requirements of the management system standard as confirmed by QA CERT.
All the non-conformities raised during previous surveillance are closed within the time frame agreed and correction and corrective actions for the non-conformities raised during the current audit are identified and accepted by QA CERT as per conditions specified in section 3.5 of this agreement.
The Internal Audit and the management reviews are conducted as scheduled and there are no issues pending.
The client shall maintain suitable records of customer complaints and keep the records of investigation and remedial actions taken with respect to such complaints for verification by the QA CERT auditors.
All outstanding dues to QA CERT are paid
الحفاظ على الشهادات
يتم الحفاظ على الشهادة لمدة 3 سنوات في ظل الشروط التالية.
(أ) يتم إجراء عمليات تدقيق المراقبة وفقًا للخطة ويثبت العميل أنه يواصل تلبية متطلبات معيار نظام الإدارة كما أكده QA CERT.
(ب) يتم إغلاق جميع حالات عدم المطابقة التي تم إثارتها أثناء المراقبة السابقة في الإطار الزمني المتفق عليه ويتم تحديد التصحيح والإجراءات التصحيحية لحالات عدم المطابقة التي تم إثارتها أثناء التدقيق الحالي وقبولها من قبل QA CERT وفقًا للشروط المحددة في القسم 3.5 من هذه الاتفاقية.
(ج) يتم إجراء التدقيق الداخلي ومراجعات الإدارة وفقًا للجدول الزمني ولا توجد أي مشكلات معلقة.
(د) يجب على العميل الاحتفاظ بسجلات مناسبة لشكاوى العملاء والاحتفاظ بسجلات التحقيق والإجراءات التصحيحية المتخذة فيما يتعلق بهذه الشكاوى للتحقق منها من قبل مدققي QA CERT.
(هـ) يتم دفع جميع المستحقات المتبقية لـ QA CERT
Suspending, Withdrawing, or reducing the scope of certification
(a) Suspension
QA CERT shall suspend certification in cases wherein
The client’s certified management system has persistently or seriously failed to meet certification requirements, including requirements for the effectiveness of the management system.
The certified client does not allow surveillance and recertification audits to be conducted at the required frequencies.
The certified client has voluntarily requested a suspension.
The certified client wishful misuse of logo & reference to certification.
Noncompliance to submission of Corrective action as stated in section 3.5 of the agreement.
Under suspension, the client’s management system certification is temporarily invalid.
The suspension shall be for a period of maximum six months and the suspended status of the client shall be publicly made available in the register of certified clients being maintained by QA CERT at its registered office. During this period the client shall discontinue the use of logo or any reference of certification in advertising matter, as directed by QA CERT, at the time of giving notice of suspension.
تعليق أو سحب أو تقليص نطاق الشهادة
(أ) التعليق
يقوم QA CERT بتعليق الشهادة في الحالات التي
فشل نظام الإدارة المعتمد لدى العميل بشكل مستمر أو خطير في تلبية متطلبات الشهادة، بما في ذلك متطلبات فعالية نظام الإدارة.
لا يسمح العميل المعتمد بإجراء عمليات تدقيق المراقبة وإعادة الشهادة بالترددات المطلوبة.
طلب العميل المعتمد التعليق طواعية.
إساءة استخدام العميل المعتمد للشعار والإشارة إلى الشهادة.
عدم الامتثال لتقديم الإجراء التصحيحي كما هو مذكور في القسم 3.5 من الاتفاقية.
بموجب التعليق، تكون شهادة نظام الإدارة لدى العميل غير صالحة مؤقتًا.
يجب أن يكون التعليق لمدة أقصاها ستة أشهر ويجب أن تكون حالة العميل المعلقة متاحة للجمهور في سجل العملاء المعتمدين الذي يحتفظ به QA CERT في مكتبه المسجل. خلال هذه الفترة، يتعين على العميل التوقف عن استخدام الشعار أو أي إشارة إلى الشهادة في المواد الإعلانية، وفقًا لتوجيهات QA CERT، في وقت إشعار التعليق.
(b) Withdrawal
QA CERT shall withdraw the certificate under the following circumstances:
Failure of the client to resolve the issues of suspension within six months shall result in withdrawal of certification
Other reason like major legal complaint, company involved in malpractices, QA CERT loses accreditation etc.
Client voluntarily requested for a withdrawal.
Upon withdrawal of certification, the client ceases to enjoy the certification status and shall accordingly return the certificate as directed by QA CERT at the time of withdrawal notice.
(ب) سحب الشهادة
يجب على QA CERT سحب الشهادة في الحالات التالية:
يؤدي فشل العميل في حل مشكلات التعليق في غضون ستة أشهر إلى سحب الشهادة
سبب آخر مثل الشكوى القانونية الكبرى، أو تورط الشركة في ممارسات غير قانونية، أو فقدان QA CERT لاعتماده وما إلى ذلك.
طلب العميل الانسحاب طواعية.
عند سحب الشهادة، يتوقف العميل عن التمتع بحالة الشهادة وبالتالي يجب عليه إعادة الشهادة وفقًا لتوجيهات QA CERT في وقت إشعار الانسحاب.
(c) Reduction in scope of certification
QA CERT shall decide to reduce the client’s scope of certification by excluding the parts not meeting the requirements when the client has persistently and seriously failed to meet the certification requirements for those parts of the scope of certification. Such exclusions shall be consistent with the certification standard.
Upon request from any party, QA CERT shall provide information related to the validity of a given certificate.
(ج) الحد من نطاق الشهادة
يقرر QA CERT تقليص نطاق شهادة العميل من خلال استبعاد الأجزاء التي لا تلبي المتطلبات عندما يفشل العميل بشكل مستمر وخطير في تلبية متطلبات الشهادة لتلك الأجزاء من نطاق الشهادة. ويجب أن تكون مثل هذه الاستثناءات متوافقة مع معيار الشهادة.
بناءً على طلب من أي طرف، يقدم QA CERT معلومات تتعلق بصحة شهادة معينة.
Certification and Use of Logo
The certificates issued by QA CERT remain the property of QA CERT and must be returned when requested. The client is authorized to use the certificate mark or its logo in advertising matter as per instruction given by QA CERT at the time of issuing the certificate.
The client, while using the its certification, shall ensure that it,
Conforms to requirements of QA CERT when referring to its certification status in communication media such as Internet, brochures or advertising or other documents.
Does not make or permit any misleading statement regarding its certification,
Does not use or permit the use of the certification document or any part thereof in a misleading manner,
Upon suspension or withdrawal of its certification, discontinues its use of all advertising matter that contains a reference to certification, as directed by QA CERT
Amends all advertising matter when the scope of certification has been reduced,
Shall not use the certification information in a manner to imply that the product or service is certified. The certification mark or logo shall not be used on a laboratory test reports, calibration and inspection certificates and not applied to the product or product packaging as this could be interpreted as denoting product conformity.
Does not imply that certification applies to activities that are outside the scope of its certification,
Shall not use the certification in such a manner that would bring QA CERT and /or the certification system into disrepute and lose public trust
Logos shall also not to be applied on visiting cards
Use of Accreditation Body (AB) logo will be in compliance with AB and IAF Logo regulations
الشهادة واستخدام الشعار
تظل الشهادات الصادرة عن QA CERT والمطابقة ملكًا لQA CERT والمطابقة ويجب إعادتها عند الطلب. ويحق للعميل استخدام علامة الشهادة أو شعارها في المواد الإعلانية وفقًا للتعليمات الصادرة عن QA CERT والمطابقة في وقت إصدار الشهادة.
يتعين على العميل، أثناء استخدام الشهادة، التأكد من أنها:
(أ) تتوافق مع متطلبات QA CERT والمطابقة عند الإشارة إلى حالة الشهادة في وسائل الاتصال مثل الإنترنت أو الكتيبات أو الإعلانات أو المستندات الأخرى.
(ب) لا يصدر أو يسمح بأي بيان مضلل فيما يتعلق بشهادته،
(ج) لا يستخدم أو يسمح باستخدام وثيقة الشهادة أو أي جزء منها بطريقة مضللة،
(د) عند تعليق أو سحب شهادته، يتوقف عن استخدام جميع المواد الإعلانية التي تحتوي على إشارة إلى الشهادة، وفقًا لتوجيهات QA CERT
(هـ) يعدل جميع المواد الإعلانية عندما يتم تقليص نطاق الشهادة،
(و) لا يستخدم معلومات الشهادة بطريقة توحي بأن المنتج أو الخدمة معتمد. لا يجوز استخدام علامة الشهادة أو الشعار على تقارير اختبار المختبر وشهادات المعايرة والتفتيش ولا يتم تطبيقه على المنتج أو عبوة المنتج حيث يمكن تفسير ذلك على أنه يدل على مطابقة المنتج.
(ز) لا يعني أن الشهادة تنطبق على الأنشطة التي تقع خارج نطاق شهادتها،
(ح) لا يجوز استخدام الشهادة بطريقة تؤدي إلى تشويه سمعة فريق ضمان الجودة و/أو نظام الشهادة وفقدان الثقة العامة
(ط) لا يجوز أيضًا وضع الشعارات على بطاقات الزيارة
(ي) يجب أن يكون استخدام شعار هيئة الاعتماد (AB) متوافقًا مع لوائح شعار هيئة الاعتماد وIAF
publicly Accessible Information
QA CERT shall make the following information publicly accessible through its web site and through documents
The activities of QA CERT
The requirements for certification including information on the audit processes and certification process for granting, maintaining, extending, renewing, reducing suspending and withdrawing certification.
Certification status of clients through the register of certified clients maintained at QA CERT office
Appeal and complaint process.
All other information shall be treated as confidential.
المعلومات المتاحة للعامة
يتعين على QA CERT أن يجعل المعلومات التالية متاحة للعامة من خلال موقعه الإلكتروني ومن خلال المستندات
- أنشطة QA CERT
- متطلبات الحصول على الشهادة بما في ذلك المعلومات المتعلقة بعمليات التدقيق وعملية الحصول على الشهادة لمنح الشهادة والحفاظ عليها وتمديدها وتجديدها وتقليص مدة تعليقها وسحبها.
- حالة الحصول على الشهادة للعملاء من خلال سجل العملاء المعتمدين المحفوظ في مكتب QA CERT
- عملية الاستئناف والشكوى.
سيتم التعامل مع جميع المعلومات الأخرى على أنها سرية.
Obligations of the applicant / certified organization
The applicant / certified organization shall commit to fulfill continually the requirements of certification set by QA CERT for the scope for which certification has been granted including adapting changes in requirements for certification as and when communicated.
When requested the applicant / certified organization shall cooperate with QA CERT in the fulfillment of the requirements for certification. This shall apply to all locations included in the certification
The applicant / certified organization shall provide access to information, documents, and records as necessary for granting certification and maintaining certification
Certified organization shall allow the personnel from the accreditation body (e.g., SAAC) access to their sites and shall provide access to information, documents and records when requested by QA CERT
The certified client shall claim certification only with respect to the scope for which certification has been granted
The certified organization shall not use its certification in such a manner as to bring QA CERT into disrepute
The applicant / certified organization shall pay fees as determined by QA CERT
The applicant / certified organization shall inform without delay any significant changes relevant to the certification in respect of its status or its operation related
Its legal, commercial or ownership status
The organization, top management & key personnel
Resources and premises
Scope of certification
Other such matters that might affect the ability of the certified organization to fulfill requirements of certification
التزامات مقدم الطلب/المنظمة المعتمدة
يتعين على مقدم الطلب/المنظمة المعتمدة الالتزام باستمرار بتلبية متطلبات الشهادة التي حددها QA CERT في مجال منح الشهادة بما في ذلك تكييف التغييرات في متطلبات الشهادة عند إبلاغها.
(أ) عند الطلب، يتعين على مقدم الطلب/المنظمة المعتمدة التعاون مع QA CERT في استيفاء متطلبات الشهادة. ينطبق هذا على جميع المواقع المشمولة في الشهادة
(ب) يجب على مقدم الطلب/المنظمة المعتمدة توفير إمكانية الوصول إلى المعلومات والمستندات والسجلات حسب الضرورة لمنح الشهادة والحفاظ عليها
(ج) يجب على المنظمة المعتمدة السماح للموظفين من هيئة الاعتماد (على سبيل المثال، SAAC) بالوصول إلى مواقعها وتوفير الوصول إلى المعلومات والمستندات والسجلات عند الطلب من قبل QA CERT
(د) يجب على العميل المعتمد المطالبة بالشهادة فقط فيما يتعلق بالنطاق الذي مُنحت الشهادة من أجله
(هـ) لا يجوز للمنظمة المعتمدة استخدام شهادتها بطريقة تؤدي إلى تشويه سمعة QA CERT
(و) يجب على مقدم الطلب/المنظمة المعتمدة دفع الرسوم التي يحددها QA CERT
(ز)
(ح) يجب على مقدم الطلب/المنظمة المعتمدة إبلاغ دون تأخير بأي تغييرات كبيرة ذات صلة بالشهادة فيما يتعلق بوضعها أو ما يتعلق بتشغيلها
(أ)
أ. وضعها القانوني أو التجاري أو وضع الملكية
ب. المنظمة والإدارة العليا والموظفين الرئيسيين
ج. الموارد والمباني
د. نطاق الشهادة
- v. أمور أخرى مماثلة قد تؤثر على قدرة المنظمة المعتمدة على تلبية متطلبات الشهادة
Obligations of QA CERT
QA CERT shall make publicly available information about the status of certification that it has granted the certified organization. The information shall be updated regularly. The information shall include the following
Name and address of the certified client
Dates of granting certification and expiry date as applicable.
Scope of certification
QA CERT shall give due notice of any changes to its requirements for certification. It should consider the views expressed by interested parties before deciding on the precise form and the effective date of the changes. Following a decision on, and publication of, the changed requirements it shall verify that each certified client carries out necessary adjustments.
التزامات QA CERT
(أ) يجب على QA CERT أن يجعل المعلومات متاحة للعامة حول حالة الشهادة التي منحها للمنظمة المعتمدة. ويجب تحديث المعلومات بانتظام. ويجب أن تتضمن المعلومات ما يلي
- i. اسم وعنوان العميل المعتمد
- ii. تواريخ منح الشهادة وتاريخ انتهاء الصلاحية حسب الاقتضاء.
iii. نطاق الشهادة
يجب على QA CERT أن يقدم إشعارًا مناسبًا بأي تغييرات تطرأ على متطلباته الخاصة بالشهادة. ويجب عليه أن يأخذ في الاعتبار الآراء التي أعرب عنها الأطراف المهتمة قبل اتخاذ القرار بشأن الشكل الدقيق وتاريخ سريان التغييرات. وبعد اتخاذ قرار بشأن المتطلبات المتغيرة ونشرها، يجب عليه التحقق من أن كل عميل معتمد يقوم بالتعديلات اللازمة.